Como é organizar um evento digital?

Como é organizar um evento digital?

Todo semestre, o curso de design gráfico da FAAL organiza o INCOMA. Um evento realizado através da agência COMA Design, ambientada em uma disciplina prática obrigatória, composta pelos alunos do 4º e 5º Semestre.

O INCOMA sempre se propôs a ser uma grande interação, seja entre os estudantes e palestrantes do evento, seja entre os alunos organizadores com a experiência de criar, gerir e administrar um evento para centenas de pessoas.

Entretanto, esse ano devido a quarentena, essa interação pareceu comprometida. Mas, a ideia de fazer um evento online surgiu, assim a equipe tomou uma semana para ver o que seria necessário, como seria possível e se valeria a pena. Após reuniões, decidimos topar o desafio, nos reestruturamos, modificamos estratégias e nos dedicamos mais do que nunca para fazer o primeiro INCOMA Digital!

Palestras online, arrecadação por Catarse, interação nas redes sociais, foram só algumas das ideias que decidimos que precisávamos realizar para tornar o evento possível.

Luan Alves, nosso ex-gerente da Outbox (equipe responsável pelas mídias sociais do evento), explica como estratégias precisaram ser mudadas e intensificadas com a mudança do evento físico para o digital: “No início da Outbox, tínhamos diversas ideias sobre trabalhar com o pessoal que estava presente na própria faculdade. Através de QR CODES espalhados pelas paredes, um marketing mais porta a porta (ou sala a sala) para conversar e entrevistar os alunos. Fazer com que a FAAL realmente fosse para fora da caixa e que o público de fora pudesse ter alguns lampejos de tudo o que rolava lá. Queríamos também muito ter feito making off de todo o processo de criação do evento, gravar cada departamento trabalhando. Todos esses exemplos precisaram ser deixados de lado.

Intensificamos algumas ideias no entanto. Como leram aqui, pensávamos muito em vídeo, e creio que conseguimos utilizar bem essa mídia quando o evento se tornou digital. A maioria dos alunos participaram e gravaram vídeos para que divulgássemos o INCOMA, mostrar nosso rosto, mostrar quem somos já era essencial na faculdade e dessa vez tomamos um passo maior, que poderíamos ter ignorado caso nada disso tivesse acontecido”.

O departamento do Branding, gerenciado pelo aluno João Capretz, fala sobre a comunicação visual com a mudança do evento: “No início ficamos preocupados, muitas das nossas responsabilidades foram descartadas por conta da alteração, como a decoração e o som do evento que já haviam sido planejados. Mas também, enxergamos isso como uma forma de aperfeiçoar nosso trabalho nas outras áreas, como o site do INCOMA. A identidade visual criada para o evento se adaptou muito bem ao meio digital, sendo bem utilizada em conjunto com a Outbox. Isso proporcionou uma excelente criação de conteúdo, tanto para o as matérias do blog quanto para as artes do INCOMA”.

A administração do evento também precisou ser repensada, como conta Samuel Lima, diretor do INCOMA: “A priori definir uma plataforma para reuniões (Zoom), também propor um novo meio de arrecadação financeira, um novo plano de tarefas designadas além de adaptação para um novo tipo de evento”.

Valmir Massafera, professor coordenador da matéria, conta que o maior desafio durante a organização do evento foram as adversidades, geradas por conta do próprio isolamento social, na coordenação de um grupo de pessoas, pois nessa situação surge uma grande dificuldade de: “…manter o grupo unido, conseguir costurar alianças e manter o pessoal ativo, fazendo as atividades de cada um com a melhor criatividade possível” – os alunos e professores obviamente não estão imunes a toda tensão gerada pela nova rotina da pandemia – “Acho que esse é o maior fator complicador, você manter a tranquilidade e tentar manter a tranquilidade do grupo, e cobrar prazos e qualidade do trabalho – com inovação, com criatividade – mas, sem também apertar demais, pois é um momento delicado para todo mundo”.

De um modo geral, muitos desafios foram superados para tornar o evento digital possível, e com certeza o maior deles foi gerado pelo próprio isolamento. A dificuldade de acompanhar o trabalho, de se manter na mesma página e garantir que todos fizessem sua parte nesse momento crise foram batalhas diariamente travadas para trazermos para vocês o evento que amamos.

Muito esforço foi colocado para transformar o INCOMA Surreal em realidade! Nosso evento será online e gratuito como sempre! E você poderá participar se inscrevendo nas palestras e adquirindo os produtos exclusivos do evento através de uma doação pelo nosso Catarse.

Te esperamos lá!

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